A estas alturas todos sabemos cómo hay que presentar un informe ejecutivo ante los responsables de nuestra empresa, pero en nuestro día a día en la oficina nos tendremos que enfrentar a otros tipos de informes. Piensa que a tu jefe pueden presentarle varios informes al día, ya que es una herramienta que se utiliza casi a diario en todos los departamentos de la empresa, así que si quieres que recuerde el tuyo y tenga en cuenta tus resultados y propuestas tendrás que hacer una presentación de informes ejecutivos impactante.
Combinar el discurso con una buena presentación
Tu presentación de informes se apoya en tres elementos: las diapositivas que utilizarás como guía, el informe detallado que le entregarás en papel a tu jefe y que tendrá delante durante tu intervención y tu discurso. Las tres partes son igual de importantes, y están estrechamente ligadas entre sí a pesar de ser independientes. No podemos limitarnos a leer lo que aparece en las diapositivas, ni tampoco hay que memorizar el informe palabra por palabra y volcarlo delante del jefe -sabe leer-, sino que destacaremos los puntos más relevantes.
Hay que esforzarse igual en los tres elementos, ya que una buena presentación en Power Point puede causar una excelente impresión, pero lo mismo pasará si en la elaboración del informe y de tu discurso has seguido las pautas de presentación ejecutiva (una estructura ordenada, los contenidos sintetizados con tus correspondientes conclusiones y propuestas, etc.). En cambio, si has trabajado a fondo en uno de estos elementos pero has pasado por alto los otros, el resultado no será tan efectivo.
Utiliza un lenguaje claro, simple y estructurado
La claridad es uno de los aspectos cruciales a la hora de impresionar a nuestros superiores. Piensa que tu jefe puede tener muchas cosas en la cabeza cuando le presentas tu informe, tanto del ámbito profesional como cuestiones personales, así que tendremos que impresionarlo para captar toda su atención. Si tu discurso no es coherente y vas saltando de un punto a otro corres el riesgo de que tu interlocutor centre su atención en otro asunto, y habrás fracasado en tu objetivo de impresionar a tu jefe.
Una buena estrategia es partir de cuestiones generales e ir desgranándolas una a una hasta llegar al punto más complejo. De esta forma, el jefe comprenderá todo lo que dices y tenemos la ventaja de que si en algún momento se interrumpe la presentación porque surge un imprevisto o nos quedamos sin tiempo la parte más importante le habrá llegado. En este sentido conviene también que prepares bien los tiempos para ajustar tu discurso al tiempo disponible, dejando un margen siempre para la última clave para impresionar a tu jefe: las preguntas.
Anticípate a las dudas
A lo largo de tu presentación profesional a tus jefes pueden aparecerles dudas sobre cuestiones que comentas o que aparecen en el informe. En vez esperar a las posibles preguntas que puedan hacerte y esquivarlas como puedas -un error bastante común-, lo ideal sería preparar una serie de cuestiones que podrían surgirle a tu jefe y la correspondiente respuesta. O al menos, saber por donde hay que orientar la contestación. Aquí es un plus conocer bien a tu jefe y saber por dónde pueden aparecer las críticas a tu informe.
Sobra decir que en ningún caso mentiremos para salir del paso ni ofreceremos una respuesta que no tenga nada que ver con lo que nos han preguntado, ya que el jefe se quedará contigo pero porque tu respuesta ha causado una mala impresión. En el caso de que la respuesta sea negativa para la empresa o incluso para él hay que ser sinceros, una característica que se valora mucho y que no todo el mundo practica.
