Existen muchos tipos de presentaciones profesionales, en el ámbito empresarial podemos crear presentaciones para desarrollar planes de negocio, para captar inversores, o conseguir clientes. Pero las presentaciones más cotidianas son aquellas que se centran en un proyecto concreto del negocio.
Todas aquellas empresas que su modelo de negocio se basa en desarrollar proyectos necesitan realizar diferentes presentaciones antes de ejecutar el proyecto, durante el seguimiento del proyecto y en la entrega final del mismo.
¿Cómo se crea una presentación de proyecto?
Una presentación de proyectos de tarabajo o de plan de trabajo es una guía que determina cómo se va a llevar a cabo el trabajo. Esta presentación de empresa se expone a los directivos de la compañía para saber cómo su equipo de trabajo va a realizar el proyecto y si es viable y beneficioso para la empresa. Se realiza mediante herramientas para la gestión de proyectos y se dividen las tareas correctamente para trazar el plan de trabajo. También se expone al cliente que contrata el proyecto, se utiliza para informar en todo momento del estado del proyecto.
Contenido de una presentación de proyecto de trabajo para el cliente
El Director de Proyectos de la empresa es el responsable de elaborar esta presentación de trabajo. Se encarga de informar a sus superiores y al cliente del estado del proyecto. En primer lugar se desarrolla una presentación completa de cómo se va a realizar el trabajo que se presenta al cliente para que de el visto bueno. Más tarde se elaboran informes ejecutivos del seguimiento del proyecto para informarle en todo momento de cómo está su proyecto.
Cuando elaboramos una presentación de un proyecto para el cliente tenemos que tener en cuenta su contenido:
- Conocer qué busca el cliente con el proyecto. Sería la parte de antecedentes o contexto de la presentación.
- Objetivos del proyecto
- Procesos de ejecución
- Tiempos que durará cada proceso de trabajo
- Personas implicadas en el proyecto
- Fecha de entrega
Pasos para crear la presentación de un proyecto de trabajo para los directivos de la empresa
Cuando comenzamos con un proyecto nuevo el responsable del equipo se encargará de elaborar el documento de trabajo y presentarlo a los superiores. Esta presentación tiene que ser concisa y productiva. Es necesario indicar las metas del proyecto, si es realizable y sobre todo, si es productivo.
- Establecer los objetivos del proyecto y la meta a seguir.
- Determinar la metodología de trabajo a seguir. Dependiendo de la metodología de gestión de proyectos tendremos que utilizar una plantilla de presentación diferente. La gestión de proyectos determina cómo acometer cada tarea. Las metodologías más conocidas son el Diagrama de Gantt, Scrum o la cadena crítica.
- Diferenciar cada tarea para ejecutar el proyecto y determinar la duración que tendrá.
- Tras saber qué tendremos que hacer habrá que designar los recursos de la empresa. Es importante saber si se dispondrán de ellos en el momento adecuado.
- Exponer si se va a cumplir la fecha de entrega para saber el momento de facturación. Durante un proyecto podemos hacer diferentes presentaciones a lo largo del tiempo, si existen imprevistos o incidencias hay que indicarlo, así como la fecha final de entrega. Es posible que estas incidencias modifiquen la previsión del principio y eso afectará a las previsiones de cobro de la compañía.
Si un proyecto es particularmente grande es aconsejable elaborar una presentación completa antes de abordar el proyecto y después realizar pequeños informes de seguimiento del proyecto que no será necesario exponerlo solo enviarlo por email.
