Muchas empresas tienen un horario a turnos, donde los trabajadores van rotando de modo que la producción o atención a los usuarios no se detenga. Para que el sistema de trabajo a turnos funcione, es imprescindible contar con un patrón de turnos rotatorio donde cada empleado trabaje las mismas horas y turnos anuales, tanto en días (lunes a domingo) como horarios (mañana, tarde, noche). Para ello hay que elaborar un cuadrante con todos los horarios, y a partir de ahí presentar los turnos de trabajo a los empleados.
3 trucos para la presentación de turnos de trabajo
Esta presentación del departamento de RRHH es mucho más importante de lo que parece. Por una parte, estamos ante el cuadrante que servirá para gestionar el trabajo en la empresa y es imprescindible que todos nuestros empleados tengan acceso a este documento y conozcan sus turnos cada semana. Pero por otra parte, y aquí está la clave de esta presentación profesional, hay que explicar los criterios seguidos para gestionar los turnos y demostrar que se han repartido de forma equitativa, sin que ningún trabajador se pueda sentir agraviado por los turnos que le han tocado.
1. Breve descripción del sistema que se ha utilizado
A la hora de asignar los diferentes turnos de trabajo a los empleados. Tanto si has descargado una de las plantillas de Excel de turnos de trabajo como si has reutilizado el cuadrante del mes o el año anterior, la presentación debería comenzar con la explicación del método utilizado y por qué se ha elegido ese mecanismo. Si no hay cambios, los veteranos ya lo sabrán pero los nuevos tienen derecho a conocerlo.
2. Presentación del calendario
Una vez hecha esta aclaración, llega el momento de presentar el calendario con los diferentes turnos de trabajo que vamos a realizar. Se pueden organizar por días, semanas o meses, y en ellos deben aparecer todos los trabajadores. Aunque incluyas una diapositiva con todos turnos y horarios en la presentación, llegados a este punto cada trabajador debería tener una copia en papel del cuadrante con todos los turnos para saber cuándo y en qué horario le toca trabajar. Otra opción es enviar los turnos de trabajo vía correo electrónico o aprovechar las nuevas herramientas que existen, como por ejemplo Sesame Time, con las que podemos gestionar los equipos de trabajo desde una app.
3. Explicar la distribución de turnos a los trabajadores
Por último, hemos dicho que hay que explicar a los trabajadores cómo se han repartido los turnos para que estos estén distribuidos de forma equitativa entre los empleados y se ajusten a lo que marca la normativa laboral y el contrato de cada uno de ellos. Es una información muy útil para la satisfacción de los trabajadores, ya que alguno puede sentirse discriminado por los turnos que le han tocado si no se ajustan a lo que había pedido o si considera que otros compañeros tienen una mejor distribución.
4. Si hay compensaciones, inclúyelas
Nunca está de más incluir en la presentación de los turnos de trabajo las compensaciones que se ofrecen a los trabajadores con peores turnos. El hecho de trabajar de noche o en fines de semana y festivos se debe remunerar de forma especial debido a sus efectos tanto en la salud como en la vida privada de los trabajadores, así que también hay que incluir los días libres correspondientes a esos turnos y el resto de compensaciones asociadas.
Recuerda que no podemos hacer la presentación de turnos de trabajo el día antes de que empiecen a aplicarse, hay que hacerla con un mínimo de antelación para que los trabajadores se puedan planificar su tiempo libre. Además, debe haber un tiempo para que nos expongan posibles incompatibilidades. En este sentido, en la presentación puedes añadir los mecanismos que existen para que los trabajadores cambien turnos y las limitaciones que hay para estos cambios.
