A la hora de presentar las KPIs de nuestra empresa a socios, compañeros, superiores, posibles compradores o ante cualquier persona que esté interesada tenemos diferentes herramientas. Pero la más interesante de todas ellas son los dashboards, que nos permiten presentar los KPIs de forma gráfica, facilitando así la interpretación de estas métricas clave en nuestra estrategia. También hacen más fácil identificar los puntos fuertes de nuestra estrategia y los errores, de forma que será más fácil dar con la solución a los problemas.
Cómo integrar los dashboards en las presentaciones empresariales
Sin embargo, preparar un dashboard tiene su miga y no podemos dejarlos al azar o limitarnos a volcar toda la información directamente en el dashboard. Esta herramienta tiene la gran ventaja de que nos permite aprovechar al máximo el tiempo que tenemos para presentar los KPIs, que por norma general suele ser escaso, de forma que podremos transmitir la mayor cantidad posible de información a nuestro público. Otro plus de los dashboards es que nos permite orientar la conversación hacia nuestro terreno.
Debes tener en cuenta que los KPIs están conectados entre ellos. A la hora de elegir los diferentes medidores de desempeño de la compañía es una cuestión que habrá salido, y que también tiene su importancia a la hora de hacer la presentación de los indicadores. No podemos presentar los KPIs de forma independiente, sino que se tratará de una presentación en la que quedará patente la relación entre los diferentes KPIs. Incluso presentando cada KPI en una diapositiva diferente, lo ideal es señalar esa relación con el resto de indicadores.
La regla del 5×5
A la hora de preparar la presentación es muy importante seguir la regla del 5×5: cinco líneas de texto y cinco palabras por línea. Como bien sabrás, no hay que volcar toda la información en el dashboard, ya que la presentación es un apoyo más a tu discurso, así que vamos a intentar reducir al máximo el texto que aparece en cada diapositiva. De esta manera también te aseguras que, al leer solo lo que te interesa, el público se queda con la información más importante que quieres transmitir.
Muchas veces nos encontramos en presentaciones profesionales con diapositivas que tienen una gran cantidad de información, y por mucho que recalques la más destacada tu audiencia se queda con lo que más le ha llamado la atención al leer. Sin embargo, utilizando la regla del 5×5 logramos que lean solo lo que nos interesa. Otra razón para reducir al mínimo la cantidad de texto que aparece en nuestro dashboard es que así logras presentar un contenido visualmente muy atractivo.
Una buena visualización ayuda a transmitir la información que quieres ofrecer a tu público, así que no lo dudes y completa la presentación de los indicadores con gráficos, tablas y otros recursos visuales que te ayuden a presentar los KPIs ante quien corresponda. Más de una vez habrás oído eso de que “una imagen vale más que 1.000 palabras”, y los dashboards son el mejor ejemplo. A través de la imagen puedes reforzar el mensaje que llegará a las áreas de mando o al público en tu presentación.
A partir de esta presentación de los KPIs en diapositivas, será mucho más fácil iniciar el debate sobre el funcionamiento de las medidas tomadas hasta el momento y las posibles novedades que la empresa puede poner en marcha para cumplir con los objetivos. Puedes complementar la presentación de los KPIs a través de diapositivas distribuyendo un documento por escrito a todos los directivos que acudan a la presentación donde desarrolles más a fondo la cuestión, pero lo ideal es aprovechar las ventajas visuales del dashboard para realizar este análisis y luego distribuir el informe.
